25 Nisan 2007

Ekip Çalışması

Ekip Çalışmasının Yaratılmasında Yöneticide Olması Gerekenler

a-)Ekip çalışmasını istemesi
b-)Ekip çalışmasına inanması ve ekip çalışmasını gerçekleştirecek şartları yaratması
c-)Ekip çalışmasını teşvik etmesi gerekir
Bu amaçla yöneticinin çalışma arkadaşlarına ekip çalışması konusunda örnekler göstermesi, ekibinde çalışması [1]


Ekip Çalışmasının Avantaj Ve Dezavantajları

Ekip çalışmasıyla ilgili en çok bilinen ve en yaygın dezavantajlar şunlardır.
· İletişim ve etkileşim becerilerini geliştirmek için çok fazla zaman ve enerji harcanır. Sonuçta iş kötü etkilenebilir.
· Bazıları ekip çalışmasını zor ve kendi doğan tarzlarına aykırı buldukları için çekinebilirler ya da kıyıda kalabilirler.
· Ekiplerin birbirleriyle rekabeti, kurumun bütününe zarar verebilir.
Bu dezavantajlar, takım çalışmasının tesadüften değil, düşünülerek tercih edilmesini gerektirecek kadar ciddidir.
Ekip çalışmasıyla ilgili en çok bilinen ve en yaygın avantajlar şunlardır.
· Ekip halinde çalışmak, yaratıcılık ve enerjiyi artırır. Etkin bir ekipte iletişim gerçekten karşılıklıdır ve insanlar birbirlerinin önerileri üzerine bir şeyler eklerler, tartışmayı ilerletecek yeni bakış açıları getirirler ve başkalarının kendi söyledikleri üzerine yaptıkları yorumlara ilgi gösterirler.
· Ekip çalışması insanların işten daha fazla hoşlanmalarının aracı olabilir.
Hepimiz bir yere ait olmayı severiz ve buna ihtiyaç duyarız. İş yerindeki ekipler bu temel insan ihtiyacını tatmin eder.
· Ekip çalışması, etkinlik artışı sağlayabilir. İnsanlar sürekli işbirliği ve iletişim içinde işleri planlayıp yürüttüklerinde, işin organize edilme biçimini, bilgi, fikir ve çıktıların akışını ve etkinliklerin birbirleri üzerindeki etkilerini geliştirmek için farklı yollar bulabilirler. Maliyetleri azaltıp verimliliği artırmak isteyen pek çok kurumun ekip çalışmasına geçmesinin nedeni budur.
· Kimi zaman bir işin yapılmasının tek yolu ekip çalışmasıdır. Bu tam anlamıyla bir “avantaj” değildir. Ancak takım çalışmasının hangi durumlarda, nerelerde tercih edilmesi gerektiğine ilişkin tüm tartışmalarda, bazen seçme sansının olmadığını unuturuz. Ne bir konser ne de bir oyun, ekip çalışması olmadan gerçekleşemez. Pek çok önemli ve gündelik kurum işi de öyledir.[2]

EKİP YÖNETİMİ

Ekiplerin Oluşturulmasında Dikkat Edilecek Esaslar
a-)Her ekip bir ihtiyacın karşılığı olarak oluşturulmalıdır. Ekipler bir ihtiyacın karşılanması için oluşturulduklarına inanmalıdırlar. Varlıklarına kaynak teşkil eden ihtiyacın önemi ve gerçekliği konusunda herkesin kabul ettiği bir açıklık varsa ekip çimentosu hazır demektir. Varlığını anlamlı bulmayan ekiplerin başarı ihtimali yoktur.
b-)Ekibin de ekibi meydana getiren üyelerin de görevleri ve sorumlulukları net bir şekilde açıklanmalıdır. Herkes oynayacağı rolü iyi bilmelidir.
c-)Yapılacak göreve uygun elemanlar seçilmelidir. Görev-eleman dengesi tam olarak sağlanmalıdır. Ekip içinde görevsiz bir eleman da sahipsiz bir görev de ekibi çok olumsuz etkiler.
d-)Ekibi meydana getiren üyeler kişisel özellikleri ile, yetenekleri ile değer yargıları ile kişisel hedefleri ile çok iyi tanınmalıdırlar.
e-)Ekiplerin görevleri ile ilgili bütün ihtiyaçları karşılanmalıdır.
f-)Nerede, ne zaman kişisel hizmete, nerede ne zaman ekip hizmetine ihtiyaç olduğu isabetle belirlenmelidir.
g-)Şartlar elverdikçe ve uygun görüldükçe, ekip oluşturulurken istekler de göz önüne alınmalıdır.
Ekip Çalışması Neden Özel Bir Dikkat Gerektirir?
Eğer bir ekip yardım almıyorsa, ekip çalışmasının risklerine karşı kendisini koruması ve ortaya çıkacak tüm sorunlarla uğraşması gerekir. Bu sorunlar tatsız ve yıkıcı toplantılardan, ekip içinde kendini incinmiş ya da motivasyonsuz hisseden kişilere kadar uzanır.
Bir futbol takımıyla işyerindeki ekip arasındaki farkları düşünecek olursanız, neden bu tür sorunlarla sık sık karşılaşıldığını anlamanız kolaylaşır.

BİR FUTBOL TAKIMI İLE TİPİK BİR İŞ EKİBİNİN KARŞILASTIRILMASI

Futbol Takımı:

· Takım içinde herkesin açıkça tanımlanmış bir rolü vardır.
· Somut, ölçülebilir bir hedef vardır.
· Karşısında birleşilen görünür bir rakip vardır.
· Bir koç vardır.

İş Ekibi:

· Çoğu kişi kendilerinin ve diğerlerinin hangi işe uygun olduklarını bilmez.
· Ekibin hedefi ya da hedefleri genellikle hiç ifade edilmemiştir ve ekipteki kişilerin bu konuda farklı fikirleri vardır.
· Dışarıyla olduğu kadar, ekibin kendi içinde de rekabet vardır.
· Kendi haline bırakılmıştır.


Ekip Faaliyetleri Sürecinde Dikkat Edilecek Esaslar

a-)Onlara, kendilerine güvenilmediği hissini verecek bütün söz ve hareketlerden kaçınılmalıdır. Bir ekip ya dağıtılmalıdır ya da kendilerine güvenilmediğini zannedecekleri bir tavır içine girilmemelidir
b-)Gerçek ihtiyaç doğmadan eleman bindirmesi yapılmamalıdır. İhtiyaç olmadığı halde yeni elemanlar verilen bir ekipte şu tavırlar ve neticeler gözlenir;
1-“Bizim anlamlı bir varlığımız yok. İşi olmayanları bize veriyorlar.
2-“Bize güvenilmiyor. Bu takviyeye ihtiyacımız yoktu.”
3-Eleman görev uyumsuzluğu ortaya çıkacağından bazı görevlerin yerine getirilmesinde isteksizlik,uyuşukluk,kargaşa...
4-“İyi bir planlama, istihdam, denetim, takip yok...İyi yönetilmiyoruz... İşler kötüye gidiyor.
5-Aidiyet duygusunun parçalanması... Ani ve ihtiyaç dışı katılımların olduğu ekipler genellikle artık eski ekipler değildir.
c-)Ekipler arası transferlerde, ekip içindeki görev dağılımının yeniden şekillendirilmesinde, ekipten eleman alınmasından ya da ekibe eleman verilmesinde şartlara göre ekibin görüşleri alınmalıdır.

d-)Ekipler her an her tür talepte bulunabilirler.

e-)Ekip içindeki kişisel ilişkilerin kalitesi gözlenmelidir.

f-)Herhangi bir faaliyete katılmaları gerektiğinde ekibi bölmemelidir.

g-)Ekipler arası rekabet kontrollü olarak teşvik edilmelidir.
İyi Oluşturulmuş ve İyi Çalıştırılmış Bir Ekibin Meydana Getirdiği Sonuçlar
a-)Ekibin ortaya koyduğu gücün, ekibi oluşturan üyelerin tek tek güçlerinin toplamından daha büyük bir güç olduğu görülmektedir.
b-)Ekip üyeleri birbirlerinin başarısından memnuniyet duymaktadır. Bütün üyeler birbirlerini daha çok ve daha verimli çalışmak için teşvik etmektedirler.
c-)Ek sorumluluk ve yetki istemektedirler.
d-)Yerinde taleplerde bulunmaktadırlar.
e-)Ekip içi problemler ekip içinde halledilmektedir.
f-)Diğer ekiplerin başarılarına ilgi duyulmaktadır.
g-)Eğitim ihtiyaçlarını kendileri belirleyebilmektedirler.


Ekiplerin Ödüllendirilmesi

Ekiplerin oluşturulması nasıl özen ve bilgi isteyen bir işse onların kendilerini benimsemeleri ve varlıklarını devam ettirmelerini sağlamak da özen ve dikkat ister.
Ekip kimliğinin oluşturulmasına katkıda bulunacak önemli tedbirlerden biri ekibin ödüllendirilmesidir. Böyle bir ödül onlarda –ekibi oluşturan üyelerde varlıklarını devam ettirme arzusunu arttırır.
Ekiplerin ciddi bir şekilde ödüllendirilmelerinin bir faydası da ekipten ayrılma eğilimi içinde olanları dizginlemesidir. Kabul edilmiş ve revaç bulmuş başarıya ortaklığını sürdürmek isteyecek ayrılma eğilimini gözden geçirecektir.
Ekip Başarısının Zirvesi Riskli Bir Noktadır
Ödüllendirilmiş ekiplerden ayrılma eğiliminin bu şekilde dizginlenebileceği doğrudur ancak ekip her an devam edebilir olmanın bütün şartları açısından kontrol altında olmalıdır.
Ekip başarısının zirvede olduğu nokta riskli bir noktadır. Çünkü ekip haline gelmiş olmanın en güçlü şekilde yaşandığı, ekip kimliğinin en güçlü şekilde ön plana çıktığı zirvede, kişisel kimlikler, duygusal gerilimler içine girebilir. Bu “erime, bir daha tek başına var olamama, kabul görememe...” kaygısından doğar. Nitekim bağımsız, kontrol altında olmayan ekiplerde. Ekip kimliğinin en güçlü olduğu safhada kopmalar ya da dağılmalar gözlenmiştir.
Kontrol altında tutulmaları gerektiğini vurguladığımız iş ekiplerinde , b,r yandan ekip kimliğinin güçlendirilmesi bir yandan ekip elemanlarının kimliklerinin “serbest ve güçlü” olmalarının sağlanması mümkündür.
Kendi kimliğinde “baskı” hissetmeyen ve kimliğini ifadede güçlük çekmeyen elemanların ekipteki devamlılıklarını sağlamak daha kolaydır.[3]
Ekipler Neden Başarısız Olur?

Ekipler pek çok nedenden ötürü başarısız olurlar

a-)Organizasyonlarda yanlış ekiplerin kurulması.
Belli bir görevde, bu göreve uygun olmayan bir çalışma ekibini kullanma hatası, bilgi eksikliğinden kaynaklanır. Liderler, ödevlerini iyi çalışmalı ve ne çeşit bir çalışma grubunun hangi işte en etkin grup olacağını bilmelidirler.
b-)Liderlerin. Ekip çalışmasına yönelirse, denetim güçlerini kaybedeceklerinden korkması. Bazı liderlerin organizasyonlarında birbirlerine bağımlı olarak çalışan ekipleri vardır. Bazı liderleri bu ekipleri ayrı ayrı kontrol altında tutmayı isterler. Bu “kontrol” , ekipleri güçsüz kılar ve morallerini olumsuz yönde etkileyerek aralarındaki güveni sarsar.
c-)Organizasyon bünyesinde bir ekibin nasıl oluşturulduğuna dair bir belirsizliğin söz konusu olması. Liderler, ekipler konusunda nasıl eğitilmelilerse, aynı şekilde bir organizasyonun diğer çalışanlarına da bu konuda eğitim verilmelidir. Ekiplerin bir günde kurulması, ertesi gün de tüm işlevlerini başarıyla yerine getirmeleri beklenemez.
d-)Ekiplerde yer alan üyelerin ortak hedefleri belirleme sürecinde söz sahibi olmaması ve sadece hedeflerin uygulanmak üzere kendilerine bildirilmesi. Bir ekibin başarısı, ortak hedefler birlikte tespit edilmezse gerçekten azalır. Ekip, bir başkasının fikirlerini uygulayan aracı vazifesi görür. Paylaşılan bir amaç olmazsa, olaya sahiplenme de söz konusu olamaz.
e-)Kültürel farklılıklara saygı duyulması. Çok uluslu şirketlerde ortaklık kurarken ya da kendi şirketinizin yurt dışındaki büroları ile çalışırken, onların da bizim gibi olduğunu, yani şirket kültürlerinin bizimki ile aynı olduğunu varsayarız. Bu varsayım yanlıştır ve eğer buna göre hareket edilirse, organizasyonumuzu yıpratan sonuçlar ortaya çıkabilir.
Yale Üniversitesi’nden psikolog Irving L.Janis, devlet yönetiminde, endüstride , tıpta, hukukta, eğitimde veya herhangi başka bir alanda, tek bir karar grubu tarafından verilen kararların dikkatlice incelenmesi durumunda, söz konusu kararlarla ilgili hataların büyük çoğunluğunun grup bilincinden kaynaklandığının görüleceğini belirtmektedir.
Janis grup bilinciyle ilişkili sekiz belirti öne sürmüştür.
1. Bir şey olmaz yanılgısı.
2. Rakipler hakkında ortak fikirlere sahip olma.
3. Rasyonelleştirme.
4. Ahlaki değerlere bağlı kalındığı yanılgısı.
5. Otosansür.
6. Herkesin aynı fikirde olduğu yanılgısı.
7. Direkt baskı.
8. Fikir bekçiliği.[4]

Ekip Problemlerini Karşılama Yolları

Ekipte meydana gelen herhangi bir problem ekip faaliyetlerini olumsuz etkileyeceğinden dolayı , amaç dışı sonuçlar meydana gelir.
Problemin çözülebilmesi için önce teşhis edilmesi gerekir. Ancak ondan sonra uygun bir çözüm yolu geliştirilerek uygulamaya konulabilir. Tek bir kişinin problemlerini yönetici tek başına çözebilir. Ancak bütün ekibi ilgilendiren bir problem ancak grup atmosferinde çözülebilir.
- İnsanlar ve bölümler arasındaki engelleri yıkın.
- Daha iyi iş yapmaları hususunda elemanlarınıza yardım edin
- Amaç birliğini sağlayın
- Yol tıkayıcı değil, harekete geçirici ve birleştirici olun,
- Ekip üyelerinin değişimi sürüklemesine imkan verin.
- Kararlı olun, fakat sıkı kontrolden kaçının...
- Ekibin sınırlarını kontrol edin. Faaliyet akışından çok, sonuçları yönetin.
- Ekibin sınırlarını yeni şartlara ve ekip üyelerinin yeteneklerine göre yeniden ayarlamasını bilin.
- Muhtemel çözümlere açık olun ve tek bir çözüme takılıp kalmayın
- “Kendini tanı!”(Socrates)
- “Kendi özüne sadık kal!”(Shakespeare), sözlerini unutmayın.
- “Her fert ötekilerden farklıdır;insanlar varlıklarını, güçlerini kavramalı ve bunların üzerinde yükselmelidir” (Jack Mac Alister), sözünü aklınızdan çıkarmayın.[5]
[1] Loc.Cit.S.229
[2] HARDİNGHAM Alison, “ Takım Çalışması” Çev. Aksu Bora, Onur Can Koçak İlkaynak Yayınları Ankara 1997 S. 15
[3] APUHAN Recep,” Doğru Yönetim Kesin Sonuç” Başarı Dizisi Timaş Yayınevi İstanbul 1998 S.131
[4] EXECUTİVE EXCELLENCE May1997
[5] GENÇ Nurullah, “Zirveye Götüren Yol Yöntemi” Timaş Yayınevi İstanbul 1998 S.135

1 yorum:

nihan dedi ki...

ben bu yazıyı çok beğendim bana çok yardımı oldu teşekkür ederim...